Wie im Artikel „Warum du PowerPoint-Profi werden solltest“ beschrieben braucht die Erstellung einer guten Präsentation viel Zeit. Schön und gut – aber wie sollst du nun damit beginnen? Nachfolgend findest du eine Anleitung, die dir helfen soll, dein Ziel – eine fesselnde, aussagekräftige PowerPoint-Präsentation zu entwickeln – zu erreichen. Im ersten Teil gehe ich hier vor allem auf die Vorbereitung ein – der 2. Teil kommt bald!
Schritt 1: Das richtige Medium auswählen
Zu Beginn der Konzeption solltest du dir Gedanken darüber machen, wer dein Publikum ist und was du mit deiner Präsentation erreichen möchtest. Nicht immer ist PowerPoint das richtige Medium, denn jeder Inhalt, der vermittelt werden soll ist anders. Möchtest du zum Beispiel komplexe Daten einem relativ kleinen Publikum näherbringen, ist es vermutlich zielführender, die (visualisierten) Daten auszudrucken und den Personen vorzulegen. Oftmals kann es auch sein, dass sich das Aufmalen einer Darstellung auf einem Flipchart oder Whiteboard lohnt, da sich so komplexe Themen langsam aufbauen und das Publikum weniger überfordern. Besonders wenn Input des Publikums gewünscht ist, macht es natürlich auch mehr Sinn auf die klassische PowerPoint-Präsentation zu verzichten. Doch in meinem Blog-Beitrag hier soll es um Multimedia-Präsentationen gehen, die mit Hilfe von PowerPoint erstellt werden, weshalb ich mich hier auch darauf konzentriere.
Schritt 2: Inspiration suchen
Bevor du munter drauflos startest, solltest du dich inspirieren lassen – schau dir tolle Präsentationen an, wie sie zum Beispiel auf der TED gezeigt werden. Du findest diese zu verschiedenen Themen auf der TED-Webseite oder auf youtube. Hier siehst du nicht nur, wie fesselnd man Präsentationen gestalten kann, sondern auch, wie wichtig es ist, den Vortrag gut einzuüben. Auch Pecha Kucha haben ein eigenes Format ins Leben gerufen – bei der Pecha Kucha-Methode werden exakt 20 Folien gezeigt, die nur jeweils 20 Sekunden auf der Leinwand verbleiben. Das bedeutet, dass man seinen Vortrag in exakt 6 Minuten und 40 Sekunden halten muss, da die Folien automatisch weitergeschaltet werden. Pecha Kucha-Nights finden in unzähligen Städten statt – vielleicht ist auch mal eine in deiner Nähe – es lohnt sich auf jeden Fall, dort vorbeizuschauen (oder die Webseite http://www.pechakucha.org/ zu besuchen)! Ebenso bekannt für tolle (Produkt-)Präsentationen ist natürlich Apple – auch hier lohnt es sich, die ein oder andere Keynote anzuschauen, um ein bisschen Gespür für Foliendesign zu bekommen. Generell ist es doch so: wenn man sich mit schönen Dingen beschäftigt überträgt sich das ganz automatisch auf die eigene Arbeit – der ein oder andere Besuch im Museum oder einer Kreativmesse lohnt sich also durchaus!
Schritt 3: Vorsicht vor der „Technik-Falle“!
Bei eigentlich allen Software-Tools besteht eine große Gefahr – und zwar die, dass man vor lauter tollen Möglichkeiten, die das Programm bietet, das eigentliche Vorhaben aus den Augen verliert. Du solltest natürlich die Technik beherrschen, aber versuchen, dich nicht allzu sehr von ihr beherrschen zu lassen. Das Vorhandensein von vielen tollen Effekten und Möglichkeiten endet zu häufig in vollgetopften und zu Tode animierten Charts, auf denen der Inhalt untergeht. Deshalb möchte ich dazu raten, die Konzeption einer guten Präsentation immer auf dem Papier zu starten. Die analoge Planung deiner Präsentation verhindert, dass dich die Möglichkeiten des Programms zu sehr vom Wesentlichen – dem Inhalt – ablenken.
Schritt 4: Informationen zusammentragen
Bevor du mit der Erstellung der Präsentationen beginnen kannst, musst du Informationen sammeln – und zwar die Inhalte, die du deinem Publikum präsentieren möchtest. Du solltest dir Gedanken darüber machen, welche Ziele die Präsentation haben soll und was damit erreicht werden soll. In diesem Schritt sollte auch klar werden, was du mit der Präsentation aussagen möchtest. Wenn möglich schaffst du es sogar, die Botschaft deiner Präsentation in einem Satz zusammenzufassen und mit dieser als Titel dein Publikum emotional einzufangen.
Schritt 5: Zielgruppe definieren
Ich weiß, du möchtest endlich starten, aber eine gute Vorbereitung ist nunmal extrem wichtig! Überlege dir vor dem Erstellen der Folien, für wen du die Charts gestaltest, dann kannst du viel besser die richtigen Farben und Grafikelemente sowie den Stil deiner Präsentation und auch den Stil deiner Texte wählen. Die Botschaft, die du vermitteln möchtest, ist bereits klar, doch nun solltest du dir noch überlegen, bei wem diese ankommen soll. Selbst in einem einzigen Medium (in unserem Fall PowerPoint) kann man ein und den gleichen Inhalt auf unterschiedlichste Weise zum Ausdruck bringen. Es ist enorm wichtig zu wissen, wer dein Publikum ist – für eine Gruppe von SchülerInnen würde man etwa eine ganz andere Bildsprache und anderen Jargon verwenden als für die wichtige Präsentation vor einem Vorstand eines Unternehmens. Das Publikum stellt den Grund dar, warum du die Präsentation hältst, deshalb solltest du wissen, welches Interesse dieses an deiner Präsentation hat und was sie daraus erfahren möchten. Die Wahl der „richtigen Sprache“ ist auch enorm wichtig. Du solltest darauf achten, dass sich deine ZuhörerInnen durch zu viele Fachwörter oder zu einfache Sprache weder über- noch unterfordert fühlen – die Präsentation sollte auf den Wissensstand des Publikums abgestimmt sein, damit sich dieses abgeholt und verstanden fühlt.
Ich hoffe, ich konnte dir mit diesen ersten 5 Schritten die Angst vor der nächsten Präsentation etwas nehmen und dir dabei mit einigen Tricks zeigen, was du schnell und einfach verbessern kannst – die nächsten 5 Schritte folgen bald!
Solltest du Fragen, Wünsche, Anregungen zu diesem Artikel haben, freue ich mich sehr über einen Kommentar und/oder Feedback von dir!
Wenn du professionell erstellte Präsentationen benötigst oder ich dir helfen kann, eine bestehende Präsentation zu optimieren, melde dich gerne per Mail: office@grafikarin.com – ich freue mich auf deine Nachricht!
Liebe Grüße,
grafikarin
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