Es ist eines der Programme, über das sich die Geister scheiden – PowerPoint. Und dennoch wird es von vielen Menschen (mehr oder wenig freiwillig) verwendet. Gerade weil eine Präsentation aber oftmals den ersten oder auch den letzten Eindruck vor Vertragsabschluss darstellt, ist es immens wichtig, dass diese das Unternehmen, Produkt, etc. standesgemäß repräsentiert. Da die Präsentationen in der Praxis häufig von den Experten der jeweiligen Fachabteilung erstellt werden, die sich verständlicherweise eher selten auch mit Design beschäftigen, gibt es nicht nur gestalterisch des Öfteren durchaus Luft nach oben. Zudem bringt die Arbeit mit dem Tool viele Anwender der Verzweiflung nahe, da das Chart einfach nicht so aussehen will wie es sollte. Es kann dir also nur Vorteile bringen, wenn du dich etwas mit dem Präsentationstool bzw. der Erstellung von schön designten Charts auseinandersetzt! In diesem Artikel möchte ich dir einige grundlegende Gedanken mit auf den Weg geben:

Effektive Kommunikation als Kernkompetenz
Das Beschäftigen mit der eigenen Präsentation lohnt sich – wenn eine Präsentation textuell sowie gestalterisch gut aufbereitet ist macht das einen professioniellen Eindruck auf das Publikum. Egal, ob du etwas verkaufen, Ideen vermitteln oder Zahlen darstellen willst – du kommst nicht darum herum, dies visuell und mit Hilfe irgendeines Präsentationstools zu tun. Das Nötigste zeigen um das Wesentliche zu vermitteln – effektive Kommunikation kann in der heutigen Zeit durchaus als notwendige Kernkompetenz von MitarbeiterInnen angesehen werden, weshalb man sich auch auf diese Weise von anderen KollegInnen mit gleichen Fachkompetenzen abheben kann. Inzwischen reicht es eben nicht mehr aus, lesen und schreiben zu können, wer richtig gut kommunizieren will, muss sich auch in der visuellen Welt behaupten können. Besonders aufgrund der vorherrschenden Reizüberflutung sollte man sich bemühen, effektive und zielgerichtete Präsentationen zu erarbeiten, die nicht mit „ClipArt-Müll“ oder viel zu viel Text das Publikum verärgern. Folgende drei Worte solltest du immer im Hinterkopf behalten: Einfachheit, Klarheit, Kürze.

Content is King
Die beste Idee nützt nichts, wenn man nicht in der Lage ist, diese schnell und einfach anderen Menschen (visuell) verständlich zu machen. Das heißt nicht, dass das Design wichtiger ist als der Inhalt. Wenn der Content nichts hergibt hilft auch das beste Design oder die tollste Vortragsweise des Redners/der Rednerin nichts. Mit dem Inhalt steht und fällt eine Präsentation – Content is King! Doch je besser der Inhalt präsentiert wird, umso besser wird dieser vom Publikum aufgenommen und man erinnert sich auch einfacher an das Präsentierte. Im Gegenzug kann es passieren, dass eine schlechte Präsentation den guten Inhalt zunichte macht. Bist du auch schon mal im Publikum gesessen und hast eine grausam gestaltete Präsentation über dich ergehen lassen müssen? Dann weißt du ja aus eigener Erfahrung: der Inhalt kann noch so toll sein, aber wenn er schlecht präsentiert wird, bleibt am Ende eventuell nur der Eindruck einer richtig schlecht gestalteten Präsentation.

Keine Angst vor Gestaltung
„Kreativität“ ist ein Modewort. Die meisten Menschen halten sich nicht für kreativ, da in ihren Köpfen sofort das Bild eines Designers oder Künstlers erscheint. Den Satz „Ich bin nicht kreativ!“ möchte ich nicht gelten lassen, denn per Definition ist Kreativität „die Fähigkeit, etwas vorher nicht da gewesenes, originelles und beständiges Neues zu kreieren“. Also war bestimmt jeder von euch auch schon mal kreativ! Ich glaube wirklich fest daran, dass jeder Mensch auf irgendeine Art und Weise kreativ ist – es kommt nur darauf an, wie man dieser Kreativität Ausdruck verleiht. Bereits die Konzeption einer Präsentation ist es kreativ, wenn man sich überlegt, wie man die Botschaft am Besten rüberbringt, da eine bloße Aneinanderreihung von Zahlen und Fakten meist zu unambitioniert wirkt. Scheu dich nicht, mal etwas Neues auszuprobieren. Kreativität bedeutet, dass man sich nicht von irgendwelchen Konventionen oder Rahmenbedingungen einschränken lässt sondern über den Tellerrand hinausblickt! Es müssen nicht immer nur Diagramme und Tabellen sein, die Zahlen zeigen, manchmal macht ein tolles Foto mit einer einzelnen Zahl viel mehr Eindruck. Was Kreativität aber immer braucht ist Leidenschaft – wenn dir ohnehin völlig egal ist, ob die Präsentation gut ankommt oder nicht, wird diese auch nicht außergewöhnlich werden können. Bist du allerdings voll bei deiner Sache kannst du auch mit weniger Designskills ein tolles Konzept ausarbeiten. Um möglichst tolle Slides zu entwerfen, hilft es natürlich, wenn du dir Inspirationen holst. Mehr zu diesem Thema findest du demnächst aber in einem eigenen Blog-Beitrag.

Geschichten erzählen
Botschaften werden am Besten behalten, wenn man sie in eine Geschichte verpackt. Statt unzählige Charts in zufälliger Reihenfolge zu zeigen lohnt es sich, in der Konzeptionsphase darüber nachzudenken, welche logische Abfolge die Charts haben sollen und wie sich das Thema ideal aufbauen lässt. Geschichten fesseln dein Publikum, da sie immer mit Emotionen verbunden sind. Greif dabei ruhig auch zu ungewöhnlicheren Mitteln, damit deine Präsentation beim Publikum Eindruck macht. Gute Botschaften sind einfach, glaubwürdig, emotional und in eine gute Geschichte verpackt. Zudem schadet es nicht, wenn du hin und wieder die Erwartungen des Publikums durchbrichst und mit etwas Unvorhersehbarem das Interesse weckst. Ist der Verlauf einer Geschichte von Anfang an klar, kann es passieren, dass dein Publikum wie bei einem schlechten Film schnell das Interesse verliert. Solltest du eine Lösung für ein Problem präsentieren wollen, ist es gut, das Publikum mit auf eine Reise zu nehmen und die Lösung nur in Teilstücken zu zeigen, damit deine ZuhörerInnen mitdenken müssen und so stärker in den Vortrag involviert werden.

Eine gute Präsentation braucht Zeit
Mir ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Erstellung einer Präsentation nicht ganz einfach „nebenbei“ stattfindet, wie das meistens leider im Arbeitsalltag passiert, sondern die Konzeption von richtig guten Charts einiges an Arbeit erfordert. Eine Präsentation sollte im Idealfall mehr an einen Film erinnern, der eine Geschichte erzählt und nicht an ein querformatiges, digitales Buch, in dem sämtliche Informationen zu finden sind. Ein Drehbuch zu schreiben braucht allerdings Zeit – Nancy Duarte und ihr Team haben den Zeitaufwand für eine Präsentationserstellung in ihrem Buch slide:ology (das ich übrigens sehr empfehlen kann, wenn ihr etwas mehr zur Kunst tolle Präsentationen zu entwickeln erfahren wollt) aufgelistet:
6-20 Stunden Input sammeln
1 Stunde Mindmap über Publikumsbedürfnisse erstellen
2 Stunden Ideen entwickeln
1 Stunde Ideen ordnen
1 Stunde Wirkung der Ideen einschätzen
2 Stunden Struktur erstellen
20-60 Stunden Folien erstellen
3 Stunden Vortrag proben
= 36-90 Stunden Gesamtaufwand

Dieser Aufwand muss bei dir nicht gleich hoch sein – oftmals sind die Inhalte ja bereits bekannt. Es soll aber zeigen, dass zwei-drei Stunden mit Sicherheit nicht ausreichen, um eine gute Präsentation zu erstellen.

Ich selbst arbeite täglich in meinem Job in der Unternehmenskommunikation eines größeren Konzerns mit PowerPoint und versuche, meine KollegInnen zu unterstützen, wenn sie sich über das Programm ärgern und die Folien moderner oder „designter“ gestalten möchten. Natürlich kann ich nicht alle Zickereien verhindern, aber ich kann auch dir einige Tipps und Tricks geben, wie du gut gestaltete Präsentationen erstellen kannst. Ich freue mich darauf, mein Wissen mit dir zu teilen – mehr zum Thema findest du dann in meinem nächsten Artikel.

Solltest du Fragen, Wünsche, Anregungen zu diesem Artikel haben, freue ich mich sehr über einen Kommentar und/oder Feedback von dir!

Liebe Grüße,

grafikarin

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