Wie versprochen hier nun der zweite Teil der 10 Schritte, wie du es schaffst, eine tolle Präsentation zu erstellen – hier vermehrt auch mit Gestaltungstipps: Schritt 6: Einstieg 
Wenn dich dein Publikum noch nicht kennt, solltest du auf jeden Fall zu Beginn dafür sorgen, dass jede/r weiß, mit wem er/sie es zu tun hat und wer du bist. Aber verzichte besser auf zu viel Eigenlob und achte darauf, dass außer dem Einstieg die Inhalte eher auf das Publikum ausgelegt sind und nicht auf dich. Ebenfalls zu Beginn einer Präsentation lohnt es sich, einen kurzen Überblick über die Themen zu geben, die in der Präsentation bearbeitet werden. Dies aber bitte short and simple! Schritt 7: Struktur 
Sowohl im Ablauf als auch den Folien selbst ist es wichtig, für Struktur zu sorgen. Wenn deine Präsentation etwas länger ist, empfehle ich dir, deine Präsentation in logische Abschnitte zu teilen und auch visuell Abschnitts- und Pausenfolien einzufügen. Diese dienen nicht nur zur Auflockerung, sondern bieten auch Gelegenheit um eventuelle Zwischenfragen zu beantworten. Natürlich ist hier ein gesundes Mittelmaß ideal – verwendest du zu viele Pausenfolien, entsteht schnell der Eindruck, dass du zu wenig Infos hast, mit denen du die Präsentation füllen kannst. Wenn die Präsentation sehr umfangreich ist, kannst du auf den Charts den jeweiligen Abschnitt kennzeichnen, in dem man sich befindet, so fällt es den ZuhörerInnen leichter den Überblick zu behalten. Schritt 8: Texte und Bilder 
Die perfekte Präsentation sollte kurz, einfach, ansprechend und durchgängig sein. Der Leitsatz KISS – keep it short and simple – ist Gesetz. Gute Präsentationen sind einfach und konsistent im Design und die Vorträge dazu möglichst natürlich (und damit das gelingt gut eingeübt). Vermeide auf jeden Fall zu viel Text auf den Charts und verzichte auf unnötige Grafiken. Super ist hingegen, wenn du für dein Thema ein plakatives Bild finden kannst, weil das dein Publikum emotionalisiert und selbst trockene Themen durch gute Bilder interessanter werden können. Um das Publikum zum aktiven Zuhören zu bewegen, kannst du Fragen stellen. Je prägnanter diese sind, desto mehr Aufmerksamkeit wirst du bekommen. Idealerweise beantwortest du die Fragen natürlich später im Laufe deiner Präsentation, du solltest deinen ZuhörerInnen aber Möglichkeit und Zeit geben, dass sie selbst darüber nachdenken können. Zum Thema Text und Bilder wird es auf meinem Blog sicher im Laufe der Zeit noch eigene Artikel geben, da man sowohl mit Typografie als auch mit Bildern vieles schlechter oder besser machen kann. Schritt 9: Wiederholung 
Da die Aufnahmefähigkeit des Publikums stark begrenzt ist (nichts gegen dein Publikum, aber das ist eine wissenschaftliche Tatsache), kann man davon ausgehen, dass sich die ZuhörerInnen maximal zwei oder drei Aussagen der Präsentation merken können – mach dir also bereits im Vorfeld Gedanken über die drei wichtigsten Kernaussagen in deinem Vortrag. Wiederhole diese von Zeit zu Zeit während deiner Präsentation, damit diese wirklich in den Köpfen des Publikums hängen bleiben. Botschaften bleiben besonders dann in Erinnerung, wenn sie einfach, konkret und emotional (und am Besten noch in Verbindung mit einem aussagekräftigen Bild) dargestellt werden. Schritt 10: Die Präsentation 
Vor der Präsentation lohnt es sich, diese einer bis dato völlig unbeteiligten Person zu zeigen, um herauszufinden, ob das Konzept von anderen verstanden wird. Auch Tipp- oder Grammatikfehler fallen dir selbst einfach nicht mehr auf, insbesondere wenn du schon länger am Dokument arbeitest. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht, dass sich dann Fehler besonders gerne in Titel oder Überschriften einschleichen – die hat man so oft gesehen, dass man sie ohnehin nicht mehr genau liest, wenn das Test-Publikum diese aber sieht fällt der peinliche Fehler natürlich sofort auf. Im Idealfall findet man auf den Folien nur Stichworte und die wichtigsten Infos – du solltest die Folien wie bereits in Schritt 8 beschrieben keinesfalls mit Text überladen. Wenn du beim Vortragen Zusatzinfos geben möchtest und frei – also ohne Handzettel präsentieren willst – empfehle ich dir, sämtliche Informationen der jeweiligen Folie in das Notizfeld einzutragen. Sollte das ausgeblendet sein, kannst du dieses ganz einfach über Ansicht/Notizen einblenden. So hast du später alle relevanten Punkte für den Vortrag schnell und einfach beisammen und kannst sogar, wenn du präsentierst und das Häkchen im Menüpunkt Bildschirmpräsentation bei Referentenansicht setzt, diese direkt am Screen anzeigen lassen, ohne dass dein Publikum diese lesen kann. Ich hoffe, ich konnte dir mit den 10 Schritten weiterhelfen. Demnächst gibt es noch weitere Tipps von mir, wie du deine PowerPoint-Präsentationen effektiver und schöner gestalten kannst. Solltest du Feedback oder Fragen haben oder einfach mit mir in Kontakt treten wollen, schreib mir einfach: blog@grafikarin.com
Wenn du professionell erstellte Präsentationen benötigst oder ich dir helfen kann, eine bestehende Präsentation zu optimieren, melde dich gerne per Mail: office@grafikarin.com – ich freue mich auf deine Nachricht!
Liebe Grüße,
grafikarin
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